זוהי שנה חדשה, ובכל רחבי העולם אנשים מבטיחים לעצמם את ההבטחה הישנה הזו: זו השנה שאני סוף כל סוף תתארגן . לא עוד טביעה בניירת, לא עוד שולחן אוכל עמוס שטרות וקבלות - השנה הכל מפסיק. רוצים לדעת משהו? זה פחית לעשות. מערכת הגשה פשוטה וידידותית למשתמש היא משהו שבכל בית צריך להיות קל להקים ולתחזק. הנה איך:
שלב 1: צמצם את העומס במקור.
בימים אלה, אנו יכולים לבחור להתמודד עם חלק ניכר מההגשה הדיגיטלית, ולהפחית את הצורך באחסון וכאב הראש בניירת. ניתן לצפות בדוחות ושטרות בנק באינטרנט ולשמור קבלות בכוננים הקשיחים שלנו או בארכיון הדוא'ל שלנו. צמצום מספר העותקים הקשיחים בבית הופך את משימת הטיפול בהם לקלה הרבה יותר.
שלב 2: לחלק ולכבוש.
את שאר הפריטים, אלה שאתה לא יכול או לא רוצה לגרש למחשב שלך, יש למיין אותם לקטגוריות בסיסיות. ישנן דרכים רבות שאתה יכול לעשות זאת, אך הבחירה שלי היא הפרדה פשוטה: הדברים שקשורים אליך בית , ואלו שקשורות אליהם אתה . משם, המשך להתחלק בתוכן ליבך. ככה:
בית
- אחריות ומדריכים לאלקטרוניקה ומכשירים
- קבלות על פריטים בכרטיסים גדולים
- הצעות מחיר וקבלות על תיקוני הבית האחרונים
- עותק של חוזה השכירות שלך, אם אתה משכיר
- מסמכי ביטוח דירה
- הסכמי משכנתא
- חשבונות שירות
- מסמכי רכב
- תעודות לידה, נישואין, גירושין וכו '.
- תלושי שכר
- דרכונים
- מסמכי ביטוח בריאות
- לדווח על כרטיסי דיווח לכל הילדים במשפחה
- תמלילי חינוך
- החזרי מס
- צוואות
- מסמכים רפואיים
כל המסמכים האלה צריכים להיכנס לתיקיית קבצים ייעודית ובתווית ברורה - אין שיתוף עם קטגוריות אחרות! אני מוצא ששימוש בצבעים שונים לבית ולקבצים אישיים עוזר, אך תוכל פשוט לבחור לאחסן אותם בנפרד.
שלב 3: אחסן אותו בתבונה.
כאן מתחיל הכיף (בסדר, קניות). כמה מקום אתה צריך עבור מערכת התיוק שלך תלוי לחלוטין בגודל הבית שלך ומשפחתך, כמו גם באורח החיים שלך. אני מסתדר עם קופסת פלסטיק קטנה עם עשרה תאים בערך שנזרקת לארון, בעוד להורים שלי יש ארון דו-מגירות עם תיקים תלויים במשרד הביתי. בכל מקרה שתבחר ללכת, הקפד לתת למערכת שלך מעט מקום לצמוח.
שלב 4: השתמש בו.
נראה מובן מאליו, אבל קל לשכוח שיש לך מערכת כשהיא כל כך מסודרת מהעין. אני מוצא שהכנסת כל הניירת הנכנסת למקום אחד (גם אם זו רק מגירת מטבח), והקצאת גוש זמן אחת לחודש לערך להתמודד עם זה, עובדת היטב. הנקודה היא לגרום למערכת לפעול עבורך, לא להיות עבד להגשה.
שלב 5: נקה אותו.
עכשיו יש לך את המערכת, אל תתנו זה להיות הדבר שמושך אבק ותופס מקום. ציין תאריך שנתי (ינואר הגיוני ... רק תגיד) כדי לסקור את הקבצים שלך, ולבטל ולעדכן במידת האפשר. היפטר ממדריכים לדברים שכבר אינם בבעלותך, זרוק את חבילת החשבונות האחרונה או תלושי התשלום, וודא כי שום דבר חשוב כמו ביטוח או דרכונים עומד לפוג.
האם יש לכם מערכת הגשה לבית? מהם הטיפים הטובים ביותר שלך ליצירה ושימוש באחד מהם?
