הדרך הטובה ביותר לארגן את מסמכי המס שלך, על פי מומחים

עונת המס בפתח, מה שאומר שזה כמעט הזמן לעשות זאת להגיש את החזר המס שלך - תהליך שיכול לקחת הרבה זמן ואנרגיה נפשית. גם אם תגייס מומחה שיעזור להכין את המיסים שלך, אתה עדיין אחראי עבור כל הטפסים המעורבים.

אתה יכול לשמור רישומים פיזיים, או שאתה יכול לבחור לאחסן הכל באופן אלקטרוני כדי לצמצם את העומס. כך או כך, במועד זה בשנה הבאה, סביר להניח שהייתם רוצים שעשיתם את הצעד הנוסף כדי לארגן את כל המסמכים החשובים הללו.

השאלה היא: מהי הדרך הטובה ביותר לשמור על כל הקבצים מסודרים וקלים לניווט? להלן, מומחים נשמעים היטב כיצד לארגן בצורה הטובה ביותר את טפסי המס שלך.

הדרך הטובה ביותר לארגן מסמכי מס

• הכנס להרגל לאסוף ולארגן את המסמכים שלך כל השנה.
• אם אתה מאחסן דיגיטלי, השתמש בשירות מבוסס ענן וגבה את הקבצים שלך.
• לגרוס או למחזר לאחר שלוש שנים.

היכנסו לשגרה, והיו עקביים.

הגשת הדוח השנתי שלך למס הכנסה היא כנראה העסקה הפיננסית החשובה ביותר שתעשה בכל שנה, אומר מארק סטבר, קצין מידע מס ראשי ב- ג'קסון יואיט . מסיבה זו, חשוב לקחת את הפרטים ברצינות. 'אבל זה לא מתחיל רק ביום שאתה מגיש את ההחזר שלך', אומר סטבר. 'זה צריך להיות תרגול כל השנה.'

היכנסו לשגרה של שמירת וארגון המסמכים שלכם לאורך כל השנה במקום לחכות לתחילת השנה שתגישו כדי לארגן את הדברים. (משהו שכדאי לקחת בחשבון כשאתה מתחיל לאסוף דברים עבור המיסים של השנה הבאה!) ובכל מערכת ארגון שתתחיל - בין אם אתה סורק מסמכים ומארגן אותם באופן אלקטרוני או שומר את כל גרסאות הנייר במעטפות או קופסאות - תהיה בטוח שזו שגרה שאתה יכול להישאר בה. .

חלקו הכל לקטגוריות.

שיטת ה-go-to של Steger היא ארגון מסמכי מס בארבע קטגוריות נפרדות: מסמכים הקשורים להכנסה (כגון W-2s מהעבודה או 1099s עבור חוזים), קבלות על מחיקות פוטנציאליות (כולל הוצאות רפואיות, ריבית על משכנתא וארנונה, וכן תרומות לצדקה), החזרי מס מהשנה שעברה ומידע תלוי (כולל אירועים משנים חיים כמו הבאת תינוק), ולבסוף, כל דבר שלא נופל בצורה מסודרת בין האחרים (כמו הצהרות הפצה של 401K או פריטים שיש לך שאלות לגביהם.)

'הקטגוריות האלה מועילות כשאתה מדבר עם מקצוען המס שלך על אילו זיכויים וניכויים אתה עשוי להיות זכאי, כמו גם כל מה שקשור להכנסה שלך', אומר שטגר.

צור 'אזור הפחתת מס'.

בעוד ששטבר ממליץ להשקיע שעה בערך בכל חודש לסדר את תיקי המס שלך, הפריטים האלה צריכים לאן ללכת עד שתגיע לנקודה הזו. מישל אורבן, מייסדת הבית המאורגן , ממליץ לייעד אזור ירידה ספציפי - אולי סל, מגירה או תיקיית קבצים - לאחסון המסים שלך עד שתצליח לארגן אותם בפועל.

לא רק שמערכת קבועה מראש תמנע מהבית שלך להיות עמוס בינתיים, אלא שהיא גם תהפוך את תהליך הארגון שלך לפחות מתסכל וגוזל זמן.

פעל לפי שיטות עבודה מומלצות לארגון דיגיטלי.

שמירת קבצים במחשב מונעת בזבוז נייר מיותר וכמובן מרחיקה את העומס מהבית. אבל אם אתה מתכנן לארגן את מסמכי המס שלך בצורה דיגיטלית, הקפד לפעול לפי כמה שיטות עבודה מומלצות כדי לשמור עליהם בטוחים ומסודרים.

שאנון קראוז, מייסדת קן מסודר , ממליצה להשתמש בשירות אחסון מבוסס ענן כמו Google Drive או Dropbox כדי שלא תזדקק למחשב שלך כדי לגשת לקבצים שלך. 'בנוסף, זה מקל על שיתוף עם רואה החשבון שלך, או אם מספר אנשים תורמים לקבצים', היא אומרת.

לא פחות חשוב, גיבוי הקבצים שלך מבטיח שלא תאבד אותם במקרה שהמחשב שלך יקרוס. רק הקפד לארגן כל קובץ באופן ספציפי וברור כפי שהיית עושה בתיקיית נייר. קראוזה ממליץ ליצור תיקיות משנה עבור סוגים שונים של פריטי מס בתוך תיקיה ראשית המסומנת לפי שנת מס (ועל פי מוסכמת שמות עקבית).

דע מתי אתה יכול להיפטר ממסמכים.

באופן כללי, זה נוהג טוב להחזיק במסמכי מס ישנים - אבל אתה לא צריך לשמור אותם בתיק ללא הגבלת זמן. שטגר ממליץ למשלם המסים להחזיק את הפריטים הללו בהישג יד במשך שלוש שנים. לאחר שלב זה, אתה יכול לגרוס אותם או להעביר אותם לפח המיחזור של המחשב שלך.